LA GESTION DOCUMENTAIRE

Un système documentaire est un ensemble structuré et organisé de documents de natures différentes.

Le système documentaire d’un établissement ou service social et médico-social est l'ensemble des documents sur lesquels s'appuie la structure pour formaliser son organisation et mettre en œuvre avec succès son système de management.

Le terme « document » étant à prendre au sens large, le système documentaire est constitué de l’ensemble des informations, des documents et des enregistrements ayant une incidence sur la qualité des activités de l’organisme ainsi que sur la maîtrise des processus et du système qualité de l’organisme.

Le système documentaire est un élément clé de la mise en œuvre du système de management d'un organisme.

Son rôle est essentiel pour :

- Énoncer et faire connaître la politique de l’institution social et médico-social gestionnaire et ses buts.

- Énoncer et faire connaître l’agrément, la politique et l’organisation de l’établissement et du service social ou médico-social et ses objectifs.

- Décrire les éléments relatifs aux activités de l’ESSMS et aux prestations délivrées aux usagers et identifier les processus nécessaires à leur mise en œuvre.

- Faire connaître les responsabilités à tous les niveaux.

- Préciser les manières de faire, de vérifier et d'améliorer ce qui a été fait.

- Fournir les informations internes et externes nécessaires aux activités.

- Conserver les connaissances acquises.

- Assurer la traçabilité et la "répétabilité" des opérations.

- Préciser les exigences des autorités compétentes et des autres parties prenantes.

- Fournir des preuves tangibles des résultats obtenus.

- Fournir des données pour évaluer l'efficacité du système de management.

Chaque établissement ou service social et médico-social doit définir son système documentaire
c’est-à-dire identifier précisément les informations, documents et enregistrements nécessaires à son fonctionnement et ayant une incidence sur la qualité des activités et des prestations délivrées.

La procédure « Maîtrise documentaire » permet d’assurer la mise à disposition des documents au bon endroit, au bon moment, et dans la bonne version. L'ensemble du personnel est concerné par cette procédure.